Vision: Der Arbeitsalltag in einer Zertifizierungsstelle mit Certor
Eine integrierte Plattform für Zertifizierer. Von der Audit-Planung bis zum Zertifikats-Lifecycle.
Effizienz im Backoffice
Auditplanung und -terminierung
Proaktives Monitoring: Der Arbeitstag beginnt mit einem zentralen Dashboard, das den aktuellen Gesundheitszustand der Agentur visualisiert. Anstatt manuell Listen zu durchsuchen, hebt das System kritische Ereignisse automatisch hervor. Widgets warnen vor auslaufenden Zertifikaten oder überfälligen Audits. Ein Klick auf eine Warnmeldung führt direkt in die Detailansicht des betroffenen Mandanten.
Integrierte Audit-Planung: Die Planung komplexer Audits erfolgt über eine spezialisierte grafische Oberfläche. Auditoren werden nicht mehr über separate Kalender verwaltet, sondern direkt im System disponiert.
- Automatische Dokumentenaussendung: Audit-vorbereitende Unterlagen werden automatisch an die Kunden versendet, oftmals sind sie auch direkt online bearbeitbar.
- Ressourcenmanagement: Das System schlägt basierend auf Qualifikationen (z.B. "ISO 9001") und Verfügbarkeit geeignete Auditoren vor.
- Effizienz: Per Drag-and-Drop werden Audits terminiert. Die Benachrichtigung aller Beteiligten erfolgt automatisch.
- Verschiebungsmanagament: Terminänderungen können von allen Beteiligten direkt in das System eingespeist werden.
Qualitätskontrolle und Review: Eingehende Auditberichte durchlaufen einen digitalen Review-Prozess. Feststellungen und Berichte werden direkt im System geprüft. Über eine interne Notiz-Funktion können Rückfragen an Auditoren gestellt werden.
Vor Ort & Offline
Das Audit
Nahtlose Vorbereitung: Vor Beginn des Außeneinsatzes synchronisiert das mobile Endgerät (Tablet/Laptop) die relevanten Daten. Es werden nicht nur Stammdaten, sondern auch die Historie des Mandanten und spezifische Checklisten für das anstehende Audit lokal verfügbar gemacht.
Arbeiten ohne Netzwerkanbindung: Während des Audits, oft in Bereichen ohne Internetabdeckung (z.B. Lagerhallen, Keller), bleibt die volle Funktionalität erhalten.
- Datenerfassung: Feststellungen werden direkt in die digitale Checkliste eingetragen.
- Medienintegration: Fotos von Nachweisen oder Abweichungen werden mit der integrierten Kamera aufgenommen und direkt mit dem entsprechenden Audit-Punkt verknüpft.
- Performance: Da die Anwendung lokal auf einer SQLite-Datenbank arbeitet, gibt es keine Ladezeiten durch schlechte Verbindungen.
Automatische Synchronisation: Sobald eine Internetverbindung verfügbar ist, werden die erfassten Daten automatisch im Hintergrund übertragen. Das System erkennt, welche Datensätze geändert wurden, und aktualisiert den Status im Backoffice in Echtzeit.
Effiziente Serviceprozesse: Nach Abschluss des Audits können Berichte und Feststellungen direkt vor Ort mit dem Kunden besprochen werden. Das System generiert automatisch einen vorläufigen Bericht.
Workflow & Freigabe
Auditbericht und Nachbereitung
Die Einbindung von Vetoprüfern und Zertentscheidern erfolgt nahtlos im System. Nach der Fertigstellung des Auditberichts wird dieser automatisch zur Überprüfung weitergeleitet. Vetoprüfer können Anmerkungen und Korrekturen direkt im Bericht vornehmen, ohne separate Dokumente zu erstellen. Der aktuelle Status in unterschiedlichen Fassungen (z.B. mit Anmerkungen) lässt sich jederzeit mitverfolgen und ausdrucken.
Transparenz & Service
Der Kunde
Das Kundenportal: Kunden erhalten Zugriff auf ein dediziertes Portal, das ihnen viele Routinefunktionen anbietet:
- Auditorübersicht: Anzeige aller anstehenden und vergangenen Audits mit Statusinformationen.
- Dokumente: Sicherer Upload und Download von auditrelevanten Dokumenten.
- Berichte: Einsicht und Download von Auditberichten und Zertifikaten.
- Kollaborative Vorbereitung: Im Vorfeld eines Audits können Kunden angeforderte Unterlagen (z.B. Management-Reviews) direkt hochladen.
Ergebnis und Maßnahmen: Nach Abschluss und Freigabe des Audits ist der finale Bericht sofort im Portal einsehbar. Bei Abweichungen ermöglicht das System einen direkten Workflows: Der Kunde kann Korrekturmaßnahmenpläne digital einreichen.
Rechnungslegung: Rechnungen werden automatisch generiert und im Kundenportal bzw. per Email bereitgestellt. Kunden können ihre Zahlungen auch direkt über das Portal abwickeln.
ROI & Wachstum
Wirtschaftlichkeit
Effizienzsteigerung und Kostensenkung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben – von der Terminbestätigung über den Berichtsversand bis hin zur Rechnungsstellung – wird der administrative Aufwand in der Zertifizierungsstelle signifikant reduziert.
Beschleunigte Durchlaufzeiten: Die nahtlose digitale Prozesskette verkürzt die Zeitspanne vom Audit bis zur Zertifikatserstellung ("Time-to-Certificate") erheblich. Da Berichte bereits vor Ort digital erfasst und automatisch formatiert werden, entfallen zeitaufwändige Nacharbeiten.
Skalierbarkeit: Die Systemarchitektur ermöglicht es der Zertifizierungsstelle, das Geschäftsvolumen zu steigern, ohne den Verwaltungsapparat proportional ausbauen zu müssen. Standardisierte Workflows und die zentrale Datenhaltung ("Single Source of Truth") minimieren Fehlerquellen.
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